Vilkår og retningslinjer for bevillinger

Midler fra Hjerteforeningen må ikke bruges til følgende formål:

• Indkøb af almindeligt IT-udstyr, computere og standardsoftware. Dog kan der søges støtte til specialiseret software og tablets, der er relevante for forskningsprojekter, herunder patient- eller borgerinddragelse.
• Administrationsgebyrer eller andre former for overheads i offentlige institutioner på statsligt, regionalt eller kommunalt niveau. Dette omfatter også ph.d.-afgifter og publikationsgebyrer. Der kan dog søges støtte til gebyrer til videnskabelige Open Access-tidsskrifter i projektbevillinger.
• Deltagelse i kongresser, hvor deltagerne er inviteret eller finansieret af medicinal- eller medicoindustrien.
• Løntillæg til læger, såsom tillæg for ph.d.-studerende, ph.d.-klinikassistenter, funktionstillæg, ph.d.-vejledertillæg, decentrale tillæg og ulempetillæg.

Støttede projekter skal overholde følgende regler:

• Adfærdskodeks: Projekter skal følge det nationale adfærdskodeks for integritet i dansk forskning.
• Open Access: Publicerede videnskabelige artikler skal være frit tilgængelige via Open Access, medmindre tidsskriftet kræver ekstra betaling for tidlig adgang.
• Datadeling: Baggrundsdata skal frigives senest et år efter offentliggørelse i tråd med retningslinjerne fra International Committee of Medical Journal Editors.
• Forsøgsdyr: Projekter med dyreforsøg skal følge 3R-principperne i overensstemmelse med Joint European Funding Principles for Research Involving Animals.

Bevillingen skal tilbagebetales, hvis regnskab eller dokumentation mangler, hvis pengene er brugt til andre formål end de godkendte i ansøgningen, eller hvis der opstår videnskabelig uredelighed eller overfinansiering i projektet. Ubrugte midler skal returneres til Hjerteforeningen.

Hjerteforeningen kan søge om hel eller delvis finansiering fra andre private fonde til projektet, medmindre du kontakter os inden 14 dage efter bevillingsdatoen og frabeder dig dette.

Bevillingsmodtageren aktiverer bevillingen ved at indsende en ‘Financial Report’ i Hjerteforeningens ansøgningssystem. Rapporten skal inkludere følgende oplysninger som vedhæftet PDF:

• Startdato for bevillingen
• Særskilt forskningskontonummer kun til Hjerteforeningens bevilling
• Kontaktoplysninger til den administrative kontaktperson

Du finder dine planlagte finansielle rapporter under fanen ‘Post Award Activities’ i bevillingsadministrationssystemet.

Bemærk, at bevillingen først kan aktiveres efter godkendelse af finansieringsplanen (gælder ikke bevillinger fra Børnehjertefonden) og underskrift af bevillingsaftalen også kaldet ‘Grant Agreement’.

Projektet skal aktiveres inden for det første år efter bevillingsdatoen, dog tidligst i juli samme år, og normalt afsluttes senest fem år efter. Manglende opfyldelse af kravene medfører bortfald af bevillingen.

I ansøgningssystemet SmartSimple kan du tilføje en bevillingsadministrator, også kaldet ‘Grant Admin’. Denne administrator kan indsende rapporter, fakturaer og ændringsanmodninger for projektet på samme måde som hovedansøgeren.

Der kan kun være én person tilknyttet som Grant Admin per bevilling. Hvis du har behov for at tildele rollen til en ny person, fx ved sygdom eller jobskifte, kan du gøre dette under din aktive bevilling i SmartSimple under fanen ‘Invitations’. Først skal du fjerne den tidligere Grant Admin og derefter invitere en ny.

For at få bevillingen udbetalt skal du være ansat på en dansk forskningsinstitution, som administrerer midlerne.

• For projekter og stipendier under 1 mio. kr. og med en varighed på under 3 år er det muligt at få udbetalt op til 50 % af det bevilligede beløb ved projektstart ved fremsendelse af faktura. Resten udbetales efter behov ved fremsendelse af faktura.
• For projekter på over 1 mio. kr. og/eller med en varighed på over 3 år sker udbetalingen efter finansieringsbehov ved fremsendelse af faktura i overensstemmelse med projektets finansieringsplan.

Alle udbetalinger sker efter anmodning via faktura sendt af bevillingshaveren eller bevillingsadministratoren (Grant Admin), enten via ‘Create invoice’ under din aktive bevilling i SmartSimple eller via mail til [email protected]. Hjerteforeningen har en betalingsfrist på 30 dage.

Fakturaen skal uploades i PDF-format og indeholde det fulde bevillingsnummer samt forskerens navn. Dit fulde bevillingsnummer består af tre dele, fx 2024-54321-23100, og består af:

• Årstallet for bevillingen (fx 2024)
• Et fire- eller femcifret nummer (54321)
• Et femcifret finansnummer (23100)

Du kan bruge ’Change Request’ i SmartSimple til at kontakte Hjerteforeningens bevillingsadministration vedrørende sygdom, projektforlængelse, budgetændringer og andre anmodninger.

Du modtager en mail, når der er truffet afgørelse om din anmodning, eller hvis der er behov for yderligere dokumentation fra Hjerteforeningen.

Du kan se den endelige status på dine indsendte Change Requests under ’Post Award Activities’ og ’Completed’.

Stipendier inkluderer feriepenge, og derfor fratrækker Hjerteforeningen løn under ferie. Ved længerevarende sygdom, graviditet, barsel eller anden orlov søger forskningsinstitutionen om lønrefusion og modtager denne. Institutionen dækker også lønudgifterne i disse perioder.

Som bevillingshaver skal du informere Hjerteforeningen om sygdoms- eller orlovsperioder, hvis de har betydning for projektets fremdrift eller tidsplan, fx hvis projektet skal sættes på pause eller forlænges. Informationen sendes via en 'Change Request' i Hjerteforeningens ansøgningssystem SmartSimple.

Som bevillingsmodtager har du hovedansvaret for at overholde bevillingsbetingelserne og sikre, at bevillingen afsluttes korrekt.

• For bevillinger uden en finansieringsplan skal der aflægges et delregnskab ét år efter projektstart og derefter årligt, indtil bevillingen er opbrugt og afsluttet. Når alle midler er udbetalt, skal der aflægges et slutregnskab, der dækker hele projektperioden.
• For bevillinger med en finansieringsplan skal regnskabet følge denne. Når alle midler er udbetalt, skal der aflægges et slutregnskab, der dækker hele projektperioden.

Delregnskab og slutregnskab indsendes via en ‘Financial Report’ i Hjerteforeningens ansøgningssystem. Udfyld de planlagte rapporter, som er tilgængelige i systemet. Du modtager en påmindelsesmail 30 dage før rapportfristen. Dine planlagte finansielle rapporter findes under fanen ‘Post Award Activities’ og ‘In Progress’ i bevillingsadministrationssystemet SmartSimple.

Som bevillingsmodtager er du ansvarlig for at indhente og sende den nødvendige dokumentation til revision af både del- og slutregnskaber. Hvis regnskabet ikke aflægges rettidigt, vil der ikke blive udbetalt flere midler, før forholdene er bragt i orden. Manglende regnskabsaflæggelse kan også medføre krav om tilbagebetaling til Hjerteforeningen.

Dokumentation for stipendier omfatter:

• Kontoudskrift fra forskningskontoen tilknyttet bevillingen.
• Detaljeret lønanalyse med oplysninger om grundløn, feriepenge, tillæg og bidrag.
• Lønsedler for hele bevillingsperioden.

Ved afslutning af dit forskningsprojekt skal du indsende en faglig slutrapport. Rapporten udfyldes via et spørgeskema i vores elektroniske ansøgningssystem. Den faglige slutrapport skal være indsendt cirka 30 dage efter den forventede slutdato for dit projekt, som angivet i din oprindelige ansøgning til Hjerteforeningen. Du modtager en påmindelse via mail omkring den faglige slutrapport.

Du kan tilgå den planlagte faglige slutrapport under fanen ‘Post Award Activities’ og ‘In Progress’ i bevillingsadministrationssystemet SmartSimple.

Hvis Hjerteforeningen finder dine forskningsresultater interessante for medlemmerne eller andre, kan de blive offentliggjort på Hjerteforeningens hjemmeside og i andre medier.

For bevillinger med en finansieringsplan vil du, udover den faglige slutrapport, også modtage links til faglige statusrapporter (‘Progress Reports’). Du kan tilgå de planlagte statusrapporter under fanen ‘Post Award Activities’ og ‘In Progress’ i bevillingsadministrationssystemet SmartSimple.

Hvis den faglige rapportering ikke er aflagt rettidigt, kan der ikke udbetales flere midler, før forholdene er bragt i orden.

Hjerteforeningen støtter forskning i hjerte-kar-sygdomme med midler fra danskerne og formidler resultaterne gennem forskellige medier. Som bevillingsmodtager modtager du ‘check-in’ mails, hvor du kan dele nyt om din forskning, fx artikler eller konferenceresultater. Hvis du ikke har nyt, svar blot nej. Gentagne manglende svar kan medføre bortfald af bevillingen, medmindre projektet er sat på pause (fx på grund af orlov).

Vi er altid åbne for dialog om formidlingen af din forskning. Har du spørgsmål, kan du kontakte os på [email protected]. Hvis der sker noget nyt med dit projekt uden for disse mails, vil vi også gerne høre fra dig.

Hjerteforeningen forventer, at du deltager i kommunikations- og pressearbejde i forbindelse med vores branding, fundraising og marketing. Dette kan omfatte foredrag i vores lokalforeninger.

Når du omtaler dit projekt i publikationer som artikler, posters, præsentationer eller interviews, skal du tydeligt nævne, at projektet er støttet af Hjerteforeningen og inkludere bevillingsnummeret (fx 2023-54321-23100).

Ved planlagt omtale i dagspressen, kontakt os i god tid på [email protected] for koordinering. Vores presse- og kommunikationsteam hjælper gerne med presseomtale af dine forskningsresultater. Hvis dagspressen kontakter dig, kan du udtale dig, men informer os straks bagefter. Husk at nævne, at forskningen er støttet af Hjerteforeningen. Forbered dig ved at bede om spørgsmålene skriftligt, så vi kan rådgive dig. Kontaktinformation til presseteamet findes her.

Overholdelse af disse retningslinjer er vigtig for at sikre, at du er kvalificeret til fremtidige bevillinger fra Hjerteforeningen.