Du kan her læse om de generelle vilkår og betingelser, der gælder, når du har modtaget en bevilling fra Hjerteforeningen.

Du er som bevillingsmodtager hovedansvarlig over for Hjerteforeningen. Du forpligter dig til at anvende bevillingen i overensstemmelse med det formål, til hvilket den er givet samt at overholde de betingelser, som er knyttet til bevillingen.

Såfremt bevillingsbetingelserne ikke overholdes, har du som ansøger afskåret dig fra yderligere støtte fra Hjerteforeningen indtil forholdene er bragt i orden.

Generelle regler

Midlernes anvendelse

Hjerteforeningens midler må ikke anvendes til

  • IT-udstyr, computere og almindelig forekommende software. Dette gælder dog ikke IT-udstyr som er specifikt og relevant for forskningsprojektet fx specialiseret software, tablets til patienters/borgeres inddragelse i projektet.
  • administrationsgebyrer eller andre typer af “overheads” i statslige, regionale eller kommunale institutioner. Dette inkluderer også ph.d.-afgifter og publikationsgebyrer. Der kan dog, i en projektbevilling, søges støtte til gebyrer vedrørende videnskabelige Open Access tidsskrifter.
  • kongresdeltagere, som er inviteret/finansieret af medicinal- eller medico-industrien.
  • ifm. løn til læger, følgende tillæg: tillæg for at være indskreven på ph.d.-studiet, ph.d. klinisk assistent tillæg, funktionstillæg, ph.d.-vejledertillæg, decentrale tillæg, ulempetillæg.

Videnskabelige krav til bevillingsmodtagere:

  • Det nationale adfærdskodeks for integritet i dansk forskning
    Hjerteforeningen tilslutter sig de principper, der er redegjort for i det nationale adfærdskodeks for integritet i dansk forskning. De projekter, som modtager støtte fra Hjerteforeningen, skal følge anvisningerne i adfærdskodekset.
  • Open Access
    Hjerteforeningen tilslutter sig bestemmelserne i ”Open Access-politik for offentlige forskningsråd og fonde”. Publicerede videnskabelige artikler, som er resultatet af hel eller delvis finansiering fra Hjerteforeningen, skal gøres frit tilgængelige for alle via Open Access, hvis tidsskriftet tillader det. Dette gælder ikke ’Closed Access’-tidsskrifter som kræver ekstra betaling for opnåelse af tidlig Open Access.
  • Datadeling
    Hjerteforeningen tilslutter sig, at baggrundsdata for videnskabelige artikler skal frigives maksimum et år efter offentliggørelse i henhold til retningslinjer fremsat af International Comittee of Medical Journal Editors.
  • Forskning som involverer dyr: Hjerteforeningen tilslutter sig Joint European funding principles for research involving animals. De projekter, som modtager støtte fra Hjerteforeningen, skal følge 3R-principperne.

Rapportering/regnskab og nye bevillinger

Det er ikke muligt at få overført tildelte midler på en ny bevilling, hvis der for en tidligere bevilling ikke er aflagt regnskab eller rapport inden for tidsgrænsen (se nedenfor).

Tilbagebetaling

Bevillingen skal tilbagebetales i tilfælde af manglende regnskab, manglende dokumentation, hvis bevillingen er anvendt til andet end de søgte budgetposter i ansøgningen, eller i det hele taget til et andet formål end den er givet til. Hvis der efterfølgende forekommer videnskabelig uredelighed i det støttede projekt, eller hvis projektet er overfinansieret skal bevillingen ligeledes tilbagebetales. Ubrugte midler skal selvsagt returneres til Hjerteforeningen.

 

Udbetaling af bevilgede midler

Refinansiering

Hjerteforeningen forbeholder sig ret til at søge om hel eller delvis finansiering, af den til projektet bevilgede støtte, via andre private fonde. Hvis du ikke ønsker, at foreningen forsøger refinansiering af projektet, skal Hjerteforeningen kontaktes senest 14 dage efter bevillingsdatoen.

Aktivering af bevilling

Det er kun bevillingsmodtageren, der kan aktivere bevillingen. Du aktiverer bevillingen ved at indsende en financial report i Hjerteforeningens ansøgningssystem, hvor du angiver:

  • dato for bevillingens opstart
  • særskilt forskningskontonr. alene til Hjerteforeningens bevilling, hvor alle ind- og udbetalinger på projektet bogføres
  • kontaktoplysninger for din administrative kontaktperson

Ovenstående oplysninger vedhæftes også til rapporten som pdf fil.

Bemærk at en bevilling fra Hjerteforeningen først kan aktiveres når finansieringsplanen er godkendt samt Grant Agreement underskrevet (bevillinger fra Børnehjertefonden har ingen finansieringsplan).

Bevillingen skal være påbegyndt inden for det første år efter bevillingsdatoen – dog tidligst i juli måned af ansøgningsåret – og almindeligvis være brugt senest fem år efter bevillingsdatoen.

Bevillingen bortfalder ved misligholdelse af ovenstående.

Bevillingsadministrator på bevillingen (Grant Admin)

I Hjerteforeningens ansøgningssystem kan du under fanen invitations, tilføje en bevillingsadministrator (Grant Admin), som efterfølgende kan logge ind i systemet og tilgå projektet. Bevillingsadministratoren på projektet kan indsende rapporter, fakturaer og change requests ligesom hovedansøgeren på projektet.

Udbetaling af midler

Bevillingen kommer kun til udbetaling, hvis du er ansat på en dansk forskningsinstitution, som varetager administration af midlerne.

Ved projekter og stipendier, hvor bevillingen er < 1 mio. kr. og perioden er < 3 år, udbetaler Hjerteforeningen

  • 50% af bevillingen ved igangsættelse. Resten udbetales på anfordring efter finansieringsbehov.

Ved projekter (med eller uden finansieringsplan) og stipendier, hvor bevillingen er > 1 mio. kr. og/eller perioden er > 3 år, udbetaler Hjerteforeningen

  • efter finansieringsbehov ved fremsendelse af faktura.

Udbetaling foregår ved at forskningsinstitutionen, der er tilknyttet bevillingsmodtageren, anmoder om udbetaling via en faktura jf. ovenstående udbetalingsregler. Fakturaen sendes af bevillingshaver eller Grant Admin via Create invoice. Efter Hjerteforeningens bevillingsadministration har modtaget din invoice kan du forvente en udbetalingsfrist på max 30 dage. Fakturaen skal uploades i pdf-format.

Fakturaen skal indeholde:

  • det fulde bevillingsnummer (eks. 2023-54321-23100)
  • navn på forsker

Ændringer til dit projekt

Via Change request kan du kontakte Hjerteforeningens bevillingsadministration omkring følgende:

  • Sygdom
  • Barselsorlov
  • Forlængelse af projekt
  • Budgetændring
  • Andet

Du modtager en mail når der forelægger en afgørelse omkring din ønskede ændring eller Hjerteforeningens bevillingsadministration har brug for yderligere dokumentation.

Ferie og sygdom/orlov

Ferieregler vedr. stipendier

Stipendium er inkl. feriepenge, hvorfor Hjerteforeningen fratrækker løn i afholdt ferieperiode.

Længerevarende sygdom/graviditet/barsel eller anden orlov ifm. lønninger

I tilfælde af længerevarende sygdom/graviditet/barsel eller anden orlov søger og modtager forskningsinstitutionen lønrefusion. Det er derfor også forskningsinstitutionen, der i disse perioder står for lønudgiften.

Du er som bevillingshaver forpligtet til at informere Hjerteforeningen om sygdoms-/orlovsperioder på samme måde som over for din arbejdsgiver, og stipendiet stilles i bero, når orlovsperioden begynder. Dette gælder for alle medarbejdere lønnet af projektet. Informationen sendes via en Change request.

 

Aflæggelse af regnskab

Du er som bevillingsmodtager hovedansvarlig for overholdelse af bevillingsbetingelserne, og skal sikre dig at bevillingen bliver afsluttet iht. reglerne. Manglende regnskabsaflæggelse medfører at Hjerteforeningen forlanger bevillingen tilbagebetalt.

Revision og opfølgning

Der skal aflægges et delregnskab et år efter opstart, og derefter hvert efterfølgende år, indtil bevillingen er opbrugt og afsluttet. Herefter aflægges et slutregnskab. Ved bevillinger med finansieringsplan aflægges regnskab iht. planen.

Delregnskab og slutregnskab skal indsendes via en financial report i Hjerteforeningens ansøgningssystem. Du aflægger rapporten ved at udfylde et afrapporteringsskema, som du kan tilgå via Hjerteforeningens ansøgningssystem. Du vil modtage en mail med en påmindelse om, at det er tid til at aflægge den økonomiske rapport, 30 dage før afleveringsfrist.

Det er bevillingsmodtagerens ansvar at fremskaffe og fremsende den nødvendige dokumentation til brug for revisionen af både delregnskaber og slutregnskaber.

Dokumentation på stipendiebevillinger (og skolarstipendier)

Dokumentation på stipendiebevillinger omfatter:

  • en kontoudskrift fra den oprettede forskningskonto ifm. bevillingen
  • en udspecificeret lønanalyse, hvor grundløn, ferie, tillæg, bidrag m.m. fremgår
  • lønsedler for hele bevillingsperioden

Dokumentation på projektbevillinger (med eller uden finansieringsplan)

Dokumentation på projektbevillinger omfatter

  • en kontoudskrift fra den oprettede forskningskonto ifm. bevillingen

Herefter foretager Hjerteforeningen en stikprøve på forbrug, eventuel udbetalt løn og andet, der fremgår af kontoudskriften. Forbruget afstemmes med bevillingsmodtagerens oprindelige budget.

Hvis der er brug for yderligere dokumentation, sendes rapporten retur til bevillingshaver, og den vil stå markeret som “revision requested”

Løbende tilbagemelding med nyheder om dit forskningsprojekt

Hjerteforeningen støtter forskning i hjerte-kar-sygdomme med indsamlede midler fra danskerne. Det er vigtigt, at vi hele tiden fortæller, hvad støttekronerne går til. Hjerteforeningen formidler løbende forskning, vi har støttet, via kontakt til aviser og tv, men også på egne medier såsom Facebook og vores hjemmeside, hjerteforeningen.dk. Læs fx denne forskningshistorie.

  • Som bevillingshaver vil du løbende modtage mails (check-in activity) fra Hjerteforeningen i projektperioden, hvor du får mulighed for at fortælle om din forskning – fx. en artikel, der er accepteret til publikation, eller resultater, der skal fremlægges på en kommende konference.
  • Hvis du ikke har noget nyt at fortælle om dit forskningsprojekt, svarer du blot nej.
  • Hvis du gentagende gange undlader at svare på de mails du modtager, bortfalder resten af din bevilling. Det gælder ikke bevillinger som er sat på pause pga. orlov.

Hjerteforeningen vil altid gå i dialog med dig om formidlingen af din forskning.

Har du har spørgsmål skriv til [email protected]

Hvis der er nyt om dit forskningsprojekt i mellem perioderne, hvor du ikke lige har modtaget én af ovennævnte mails, hører vi altid gerne fra dig på [email protected]

 

Faglig afrapportering

Ved afslutning på dit forskningsprojekt er du forpligtet til at indlevere en faglig slutrapport (Final report). Du aflægger rapporten ved at udfylde et spørgeskema som du modtager link til på mail. Du modtager mailen ca. 30 dage efter dit projekts forventede slutdato, som angivet i din oprindelige ansøgning til Hjerteforeningen.

Hvis Hjerteforeningen vurderer, at forskningsresultaterne i den faglige rapport er interessante for Hjerteforeningens medlemmer mv., bliver de offentliggjort på Hjerteforeningens hjemmeside og i andre medier.

Ved bevillinger med finansieringsplan vil du udover en faglig slutrapport, også modtage mail med links til faglige statusrapporter (progress reports) iht. planen.

 

Omtale af forskningsprojektet

Omtale af dit forskningsprojekt

Ved enhver form for omtale af forskningsprojektet i en publikation, herunder artikler, posters, præsentationer og ved interviews, skal du anføre, at projektet er støttet af Hjerteforeningen (The Danish Heart Foundation). Ved publikation i form af artikler, posters og lignende skal du angive bevillingsnummeret, eks. 2023-54321-23100.

Hvis projektet planlægges omtalt i dagspressen, skal Hjerteforeningen orienteres i god tid forinden og omtalen skal ske i koordination med Hjerteforeningen. Skriv til [email protected].

Hjerteforeningens presse-/kommunikationsteam hjælper i øvrigt gerne med presseomtale af forskningsresultaterne. Hvis du bliver kontaktet af dagspressen omkring et forskningsprojekt støttet af Hjerteforeningen, er du velkommen til at udtale dig. Hjerteforeningen skal dog orienteres om planerne, umiddelbart efter at pressen har henvendt sig. Det er i forbindelse med udtalelserne i øvrigt vigtigt at få nævnt, at forskningen er støttet af Hjerteforeningen. Det kan ydermere være en god ide at bede om at få tilsendt spørgsmålene på skrift, inden interviewet finder sted, så der er mulighed for refleksion og evt. sparring med presse-/kommunikationsteamet inden. Kontaktinformationer til presseteamet findes her.
Ovenstående er en forudsætning for at komme i betragtning ved fremtidige uddelinger fra Hjerteforeningen.

Formidling af dit projekt

Hjerteforeningen forventer, at du i rimeligt omfang stiller dig til rådighed for evt. kommunikations- og pressearbejde i forbindelse med Hjerteforeningens branding-, fundraising- og marketingsaktiviteter. Samt at du er villig til at holde foredrag i vores lokalforeninger.

Kontakt

  • Ved generelle spørgsmål omkring din bevilling kontakt Hjerteforeningens forskningsadministration på: [email protected]
  • Ved spørgsmål omkring udbetaling, regnskab mv. skriv til Hjerteforeningens bevillingsadministration på: [email protected].