af Hjerteforeningen
d. 21. juni 2019

Du kan her læse om de generelle vilkår og betingelser, der gælder, når du har modtaget en bevilling fra Hjerteforeningen.

Du er som bevillingsmodtager hovedansvarlig over for Hjerteforeningen. Du forpligter dig til at anvende bevillingen i overensstemmelse med det formål, til hvilket den er givet samt at overholde de betingelser, som er knyttet til bevillingen.

Såfremt bevillingsbetingelserne ikke overholdes, har du som ansøger afskåret dig fra yderligere støtte fra Hjerteforeningen indtil forholdene er bragt i orden.

 

Generelle regler

Kontrakt mellem bevillingsmodtager og Hjerteforeningen

Ved bevillinger større end 3 mio. kr. vil der blive udarbejdet en kontrakt mellem bevillingsmodtageren og Hjerteforeningen, som bl.a. indeholder en udbetalingsplan, krav om løbende afrapportering og aftaler om offentliggørelse af forskningsresultaterne.

Midlernes anvendelse

Hjerteforeningens midler må ikke anvendes til

  • IT-udstyr, computere og almindelig forekommende software.
  • administrationsgebyrer eller andre typer af “overheads” i statslige, regionale eller kommunale institutioner. Dette inkluderer også ph.d.-afgifter og publikationsgebyrer. Der kan dog, i en projektbevilling, søges støtte til gebyrer vedrørende videnskabelige Open Access tidsskrifter.
  • kongresdeltagere, som er inviteret/finansieret af medicinal- eller medico-industrien.

Videnskabelige krav til bevillingsmodtagere:

  • Det nationale adfærdskodeks for integritet i dansk forskning
    Hjerteforeningen tilslutter sig de principper, der er redegjort for i det nationale adfærdskodeks for integritet i dansk forskning. De projekter, som modtager støtte fra Hjerteforeningen, skal følge anvisningerne i adfærdskodekset.
  • Open Access
    Hjerteforeningen tilslutter sig bestemmelserne i ”Open Access-politik for offentlige forskningsråd og fonde”. Publicerede videnskabelige artikler, som er resultatet af hel eller delvis finansiering fra Hjerteforeningen, skal gøres frit tilgængelige for alle via Open Access, hvis tidsskriftet tillader det. Dette gælder ikke ’Closed Access’-tidsskrifter som kræver ekstra betaling for opnåelse af tidlig Open Access.
  • Datadeling
    Hjerteforeningen tilslutter sig, at baggrundsdata for videnskabelige artikler skal frigives maksimum et år efter offentliggørelse i henhold til retningslinjer fremsat af International Comittee of Medical Journal Editors.

Rapportering/regnskab og nye bevillinger

Det er ikke muligt at få overført tildelte midler på en ny bevilling, hvis der for en tidligere bevilling ikke er aflagt regnskab eller rapport inden for tidsgrænsen (se nedenfor).

Tilbagebetaling

Bevillingen skal tilbagebetales i tilfælde af manglende regnskab, manglende dokumentation, hvis bevillingen er anvendt til andet end de søgte budgetposter i ansøgningen, eller i det hele taget til et andet formål end den er givet til. Hvis der efterfølgende forekommer videnskabelig uredelighed i det støttede projekt, eller hvis projektet er overfinansieret skal bevillingen ligeledes tilbagebetales. Ubrugte midler skal selvsagt returneres til Hjerteforeningen.

 

Udbetaling af bevilgede midler

Refinansiering

Hjerteforeningen forbeholder sig ret til at søge om hel eller delvis finansiering, af den til projektet bevilgede støtte, via andre private fonde. Hvis du ikke ønsker, at foreningen forsøger refinansiering af projektet, skal Hjerteforeningen kontaktes senest 14 dage efter bevillingsdatoen.

Aktivering af bevilling og udbetaling af midler

Bevillingen kommer kun til udbetaling, hvis du er ansat på en dansk forskningsinstitution, som varetager administration af midlerne. Administration af midlerne fra Hjerteforeningen består i at kontere ind- og udbetalinger samt videreformidling af overførsel af løn, pension, feriepenge, skat etc. i forbindelse med stipendier. Udgifter til projekter skal løbende grupperes i kategorier, så de er i overensstemmelse med ansøgningens budgetposter. Bevillingens midler udbetales op til et år af gangen iht. ansøgningens budget. Bevillingen skal være påbegyndt inden for det første år – dog tidligst i juli måned af ansøgningsåret – og almindeligvis være brugt senest tre år efter bevillingsdatoen. Tre-års reglen omfatter særlige orlovsregler.

Det er kun bevillingsmodtageren, der kan aktivere bevillingen. Du aktiverer bevillingen ved at skrive til Majken Karrebæk på mkarrebæk@hjerteforeningen.dk, hvor du angiver dato for bevillingens opstart. I samme mail opgives særskilt forskningskontonummer alene til Hjerteforeningens bevilling, hvor alle ind- og udbetalinger på projektet bogføres. Endelig opgives bankoplysninger, hvortil midlerne skal overføres, såfremt institutionen ikke sender faktura, samt kontaktoplysninger på den eller de personer, som varetager administration af forskningskontoen. Stipendiemodtagere skal løbende indsende lønsedler til bevillingsadministrationen.

Bevillingen bortfalder ved misligholdelse af ovenstående.

 

Ferie og sygdom/orlov

Ferieregler vedr. stipendier og VIP-løn

Modtagere af stipendier eller anden VIP-løn er forpligtet til at holde ferie inden for perioden, hvor bevillingen er aktiv. Ferie afholdes ift. det bevilgede antal lønningsmåneder.

Længerevarende sygdom/graviditet/barsel eller anden orlov ifm. lønninger

I tilfælde af længerevarende sygdom/graviditet/barsel eller anden orlov søger og modtager forskningsinstitutionen lønrefusion. Det er derfor også forskningsinstitutionen, der i disse perioder står for lønudgiften.

Du er som stipendiemodtager forpligtet til at informere Hjerteforeningen om sygdoms-/orlovsperioder på samme måde som over for din arbejdsgiver, og stipendiet stilles i bero, når orlovsperioden begynder. Når du som stipendiemodtager genoptager projektarbejdet, informerer du atter Hjerteforeningen, således at stipendiet kan genoptages.

 

Talentudviklingsprogram for stipendiemodtagere

Som modtager af et ph.d.-stipendie eller et post.doc.-stipendie har du mulighed for at deltage i et talentudviklingsprogram, som indeholder deltagelse i seminar op til to gange om året. Som ph.d.-stipendiemodtager forpligter du dig til at deltage i programmet. Desuden stiller alle stipendiemodtagere sig i rimeligt omfang til rådighed for evt. kommunikations- og pressearbejde i forbindelse med Hjerteforeningens branding-, fundraising- og marketingsaktiviteter.

 

Regnskab og afrapportering

Regnskab

Du er som bevillingsmodtager hovedansvarlig for overholdelse af bevillingsbetingelserne, og skal sikre dig at bevillingen bliver afsluttet iht. reglerne.

Regnskab for projektbevillinger aflægger du via Hjerteforeningens elektroniske ansøgningssystem (Efond) efter projektets afslutning, dog senest tre år efter bevillingsdatoen. Du skal uploade følgende:

  • en udskrift fra forskerkontoen (alle ind- og udbetalinger)
  • kontoudtog på finanskontoniveau med grupperinger af udgifterne (ex. ‘utensilier’/’transport’/’andet’)
  • underskriftsiden med underskrift fra ansøger og ansvarlig leder

Posterne i regnskabets tabel skal være genkendelige fra det oprindelige budget i ansøgningen.

Når Hjerteforeningen har modtaget regnskabet vil du blive bedt om at indsende udvalgte bilag (på mail) på baggrund af oversigten.

Stipendiebevillinger afvikler Hjerteforeningen i samarbejde med forskningsinstitutionen og vil blive opgjort for hver 12. måned. Regnskab skal indsendes på mail til Majken Karrebæk (mkarrebæk@hjerteforeningen.dk) og indeholde lønudskrift fra eksempelvis Datawarehouse med angivelse af grundløn, kvalifikationstillæg, pension, ATP, feriepenge samt angivelse af 222 timers ferie pr 12 måneders stipendie. Her kan der med fordel tages udgangspunkt i lønnens beregningsgrundlag fra ansøgningen. Derudover skal der vedlægges et udskrift fra forskerkontoen med angivelse af alle ind- og udbetalinger til det specifikke projekt.

Manglende regnskabsaflæggelse medfører at Hjerteforeningen forlanger bevillingen tilbagebetalt.

Delregnskab

Ved projektbevillinger der er større end eller lig med 1 mio. kr., eller hvis projektets varighed rækker ud over tre år, skal du fremlægge et delregnskab efter 2. år fra bevillingsdatoen og efterfølgende hvert år. Hjerteforeningen udbetaler ikke yderligere midler til projektet før Hjerteforeningen har godkendt delregnskabet.

Faglig afrapportering

Ved afslutning på dit forskningsprojekt er du forpligtet til at indlevere en faglig slutrapport. Tidligere har du afrapporteret i Hjerteforeningens elektroniske ansøgningssystem. Fra juni 2019 aflægger du i stedet den faglige slutrapport ved at udfylde et afrapporteringsskema som du modtager på mail igennem firmaet Damvad Analytics. Enkelte forskere vil grundet overgangen til det nye system alligevel blive bedt om at aflægge rapport i ansøgningssystemet i stedet, disse forskere vil få personlig besked med en anmodning om at aflægge rapporten.

Hvis Hjerteforeningen vurderer, at forskningsresultaterne i den faglige rapport er interessante for Hjerteforeningens medlemmer mv., bliver de offentliggjort på Hjerteforeningens hjemmeside og i andre medier.

 

Omtale af forskningsprojektet og udgivelse/offentliggørelse af resultater

Omtale af dit forskningsprojekt

Ved enhver form for omtale af forskningsprojektet i en publikation, herunder artikler, posters, præsentationer og ved interviews, skal du anføre, at projektet er støttet af Hjerteforeningen (The Danish Heart Foundation). Ved publikation i form af artikler, posters og lignende skal du angive bevillingsnummeret, f.eks. 16-R107-A3987.

Hvis projektet planlægges omtalt i dagspressen, skal Hjerteforeningen orienteres i god tid forinden og omtalen skal ske i koordination med Hjerteforeningen. Hjerteforeningen hjælper gerne med presseomtale af resultaterne af forskningen. Hvis du bliver kontaktet af dagspressen omkring et forskningsprojekt støttet af Hjerteforeningen, er du velkommen til at udtale dig. Hjerteforeningen skal dog blive orienteret herom umiddelbart efter.

Udgivelse af resultater i videnskabelige publikationer

Inden udgivelse af videnskabelige publikationer skal du kontakte Hjerteforeningen på forskning@hjerteforeningen.dk. Det kan for eksempel være når den videnskabelige publikation er blevet accepteret til publicering i tidsskriftet men ikke er blevet udgivet endnu.

Formidling af dit projekt

Hjerteforeningen forventer, at du i rimeligt omfang står til rådighed for Hjerteforeningens Marketing- og Kommunikationsafdeling og er villig til at holde foredrag i et af vores rådgivningscentre eller lokalforeninger.