af Hjerteforeningen
d. 13. oktober 2020

Du kan her læse om de generelle vilkår og betingelser, der gælder, når du har modtaget en bevilling fra Hjerteforeningen.

Du er som bevillingsmodtager hovedansvarlig over for Hjerteforeningen. Du forpligter dig til at anvende bevillingen i overensstemmelse med det formål, til hvilket den er givet samt at overholde de betingelser, som er knyttet til bevillingen.

Såfremt bevillingsbetingelserne ikke overholdes, har du som ansøger afskåret dig fra yderligere støtte fra Hjerteforeningen indtil forholdene er bragt i orden.

 

Generelle regler

Midlernes anvendelse

Hjerteforeningens midler må ikke anvendes til

  • IT-udstyr, computere og almindelig forekommende software.
  • administrationsgebyrer eller andre typer af “overheads” i statslige, regionale eller kommunale institutioner. Dette inkluderer også ph.d.-afgifter og publikationsgebyrer. Der kan dog, i en projektbevilling, søges støtte til gebyrer vedrørende videnskabelige Open Access tidsskrifter.
  • kongresdeltagere, som er inviteret/finansieret af medicinal- eller medico-industrien.

Videnskabelige krav til bevillingsmodtagere:

  • Det nationale adfærdskodeks for integritet i dansk forskning
    Hjerteforeningen tilslutter sig de principper, der er redegjort for i det nationale adfærdskodeks for integritet i dansk forskning. De projekter, som modtager støtte fra Hjerteforeningen, skal følge anvisningerne i adfærdskodekset.
  • Open Access
    Hjerteforeningen tilslutter sig bestemmelserne i ”Open Access-politik for offentlige forskningsråd og fonde”. Publicerede videnskabelige artikler, som er resultatet af hel eller delvis finansiering fra Hjerteforeningen, skal gøres frit tilgængelige for alle via Open Access, hvis tidsskriftet tillader det. Dette gælder ikke ’Closed Access’-tidsskrifter som kræver ekstra betaling for opnåelse af tidlig Open Access.
  • Datadeling
    Hjerteforeningen tilslutter sig, at baggrundsdata for videnskabelige artikler skal frigives maksimum et år efter offentliggørelse i henhold til retningslinjer fremsat af International Comittee of Medical Journal Editors.
  • Forskning som involverer dyr: Hjerteforeningen tilslutter sig Joint European funding principles for research involving animals. De projekter, som modtager støtte fra Hjerteforeningen, skal følge 3R-principperne.

Rapportering/regnskab og nye bevillinger

Det er ikke muligt at få overført tildelte midler på en ny bevilling, hvis der for en tidligere bevilling ikke er aflagt regnskab eller rapport inden for tidsgrænsen (se nedenfor).

Tilbagebetaling

Bevillingen skal tilbagebetales i tilfælde af manglende regnskab, manglende dokumentation, hvis bevillingen er anvendt til andet end de søgte budgetposter i ansøgningen, eller i det hele taget til et andet formål end den er givet til. Hvis der efterfølgende forekommer videnskabelig uredelighed i det støttede projekt, eller hvis projektet er overfinansieret skal bevillingen ligeledes tilbagebetales. Ubrugte midler skal selvsagt returneres til Hjerteforeningen.

 

Udbetaling af bevilgede midler

Refinansiering

Hjerteforeningen forbeholder sig ret til at søge om hel eller delvis finansiering, af den til projektet bevilgede støtte, via andre private fonde. Hvis du ikke ønsker, at foreningen forsøger refinansiering af projektet, skal Hjerteforeningen kontaktes senest 14 dage efter bevillingsdatoen.

Aktivering af bevilling og udbetaling af midler

Bevillingen kommer kun til udbetaling, hvis du er ansat på en dansk forskningsinstitution, som varetager administration af midlerne. Administration af midlerne fra Hjerteforeningen består i at kontere ind- og udbetalinger samt videreformidling af overførsel af løn, pension, feriepenge, skat etc. i forbindelse med stipendier. Udgifter til projekter skal løbende grupperes i kategorier, så de er i overensstemmelse med ansøgningens budgetposter.

Bevillingen skal være påbegyndt inden for det første år efter bevillingsdatoen – dog tidligst i juli måned af ansøgningsåret – og almindeligvis være brugt senest tre år efter bevillingsdatoen. Tre-års reglen omfatter særlige orlovsregler.

Det er kun bevillingsmodtageren, der kan aktivere bevillingen. Du aktiverer bevillingen ved at skrive til bevillingsadmin@hjerteforeningen.dk, hvor du angiver dato for bevillingens opstart. I samme mail opgives særskilt forskningskontonummer alene til Hjerteforeningens bevilling, hvor alle ind- og udbetalinger på projektet bogføres. Endelig opgives bankoplysninger, hvortil midlerne skal overføres, såfremt institutionen ikke sender faktura, samt kontaktoplysninger på den eller de personer, som varetager administration af forskningskontoen.

Bevillingen bortfalder ved misligholdelse af ovenstående.

Hjerteforeningen udbetaler skolarstipendier på én gang.

For ph.d.- og postdoc-stipendier udbetaler Hjerteforeningen 50% af bevillingen ved igangsættelse af stipendiet. Resten udbetales efter finansieringsbehov, og betinget af, om delregnskabet ifm. bevillingen er godkendt (se nedenfor om aflæggelse af delregnskab).

Ved projektbevillinger udbetaler Hjerteforeningen 50% af bevillingen ved dens igangsættelse, hvis bevillingen er mindre end 1 mio. kr. Resten udbetales efter finansieringsbehov, og betinget af, om delregnskabet ifm. bevillingen er godkendt (se nedenfor om aflæggelse af delregnskab). Hvis bevillingen er større end 1 mio. kr., og/eller projektets varighed er over 3 år, udbetaler Hjerteforeningen løbende efter finansieringsbehovet, og betinget af, om delregnskabet ifm. bevillingen er godkendt. Første rate udbetales ved igangsættelse af projektet.

Udbetaling finder sted ved, at din forskningsinstitution sender en faktura, hvor der er påført det fulde bevillingsnummer, navn på forsker og for stipendier antal måneder lønnen dækker.

 

Ferie og sygdom/orlov

Ferieregler vedr. stipendier

Stipendier dækker ikke perioder med ferie.

Længerevarende sygdom/graviditet/barsel eller anden orlov ifm. lønninger

I tilfælde af længerevarende sygdom/graviditet/barsel eller anden orlov søger og modtager forskningsinstitutionen lønrefusion. Det er derfor også forskningsinstitutionen, der i disse perioder står for lønudgiften.

Du er som stipendiemodtager forpligtet til at informere Hjerteforeningen om sygdoms-/orlovsperioder på samme måde som over for din arbejdsgiver, og stipendiet stilles i bero, når orlovsperioden begynder. Når du som stipendiemodtager genoptager projektarbejdet, informerer du atter Hjerteforeningen, således at stipendiet kan genoptages.

 

Regnskab og delregnskab

Du er som bevillingsmodtager hovedansvarlig for overholdelse af bevillingsbetingelserne, og skal sikre dig at bevillingen bliver afsluttet iht. reglerne. Du skal selv sørge for at fremskaffe den nødvendige regnskabsdokumentation via din arbejdsplads eller dit institut, så vi har dem klar, når vi reviderer din bevilling. Manglende regnskabsaflæggelse medfører at Hjerteforeningen forlanger bevillingen tilbagebetalt.

Skolarstipendier:

Der aflægges et afsluttende regnskab når bevillingen er brugt op. Regnskab skal indsendes til bevillingsadmin@hjerteforeningen.dk og indeholde udskrifter fra lønsystemet for hver måned bevillingen har været aktiv og et udskrift fra forskerkontoen med angivelse af alle ind- og udbetalinger til det specifikke projekt.

Når Hjerteforeningen har modtaget regnskabet, kan du blive bedt om at indsende udvalgte bilag (på mail).

Ph.d- og postdocstipendier:

Delregnskab aflægges efter 1 år fra bevillingens opstart, og efterfølgende for hver 12. måned i bevillingsperioden. Når bevillingen er brugt op, skal der aflægges et afsluttende regnskab. Delregnskab og regnskab skal indsendes på mail til bevillingsadmin@hjerteforeningen.dk og indeholde udskrifter fra lønsystemet for hver måned bevillingen har været aktiv, et udskrift fra forskerkontoen med angivelse af alle ind- og udbetalinger til det specifikke projekt, lønsedler (hvoraf både for- og bagside skal fremgå, hvis bagsiden findes) samt anden dokumentation for forbrug. Der kan med fordel tages udgangspunkt i lønnens beregningsgrundlag fra ansøgningen. Afholdt ferie modregnes ved opgørelsen af stipendiet.

Projektbevillinger:

Regnskab og evt. delregnskab aflægger du via Hjerteforeningens elektroniske ansøgningssystem (Efond). Det afsluttende regnskab ønskes uploaded senest 3 måneder efter bevillingen er brugt op. Delregnskab skal foreligge efter 1 år fra bevillingens opstart, og efterfølgende for hver 12. måned i bevillingsperioden.

Regnskabsposterne skal indeholde tekst sv.t. teksten i budgetposterne.

Du skal uploade følgende:

  • en udskrift fra forskerkontoen (alle ind- og udbetalinger)
  • kontoudtog på finanskontoniveau med grupperinger af udgifterne (ex. ‘utensilier’/’transport’/’andet’)
  • underskriftsiden med underskrift fra ansøger og ansvarlig leder

Når Hjerteforeningen har modtaget regnskabet, vil du, eller din administrator, blive bedt om at indsende udvalgte bilag (på mail) på baggrund af oversigten.

Regnskabet kan udføres af en administrativ medarbejder. Link samt kode, som du finder under rapport/regnskab, sender du til rette vedkommende, der kun vil få adgang til aflæggelse af regnskab på denne ene bevilling.

 

Løbende tilbagemelding med nyheder om dit forskningsprojekt

Hjerteforeningen støtter forskning i hjerte-kar-sygdomme med indsamlede midler fra danskerne. Det er vigtigt, at vi hele tiden fortæller, hvad støttekronerne går til. Hjerteforeningen formidler løbende forskning, vi har støttet, via kontakt til aviser og tv, men også på egne medier såsom Facebook og vores hjemmeside, hjerteforeningen.dk. Læs fx denne forskningshistorie.

  • Som bevillingshaver vil du løbende modtage mails fra Hjerteforeningen i den aktive bevillingsperiode, hvor du får mulighed for at fortælle om din forskning – fx. en artikel, der er accepteret til publikation, resultater, der skal fremlægges på en kommende konference, eller et studie, som starter eller afslutter dataindsamlingen.
  • Hvis du ikke har noget nyt at fortælle om dit forskningsprojekt, svarer du blot nej.
  • Hvis du gentagende gange undlader at svare på de mails du modtager, bortfalder resten af din bevilling. Det gælder ikke bevillinger som er sat på pause pga. orlov.

Hjerteforeningen vil altid gå i dialog med dig om formidlingen af din forskning.

Har du spørgsmål skriv til forskning@hjerteforeningen.dk

 

Faglig afrapportering

Ved afslutning på dit forskningsprojekt er du forpligtet til at indlevere en faglig slutrapport. Du aflægger rapporten ved at udfylde et spørgeskema som du modtager på mail igennem firmaet Damvad Analytics.

Hvis Hjerteforeningen vurderer, at forskningsresultaterne i den faglige rapport er interessante for Hjerteforeningens medlemmer mv., bliver de offentliggjort på Hjerteforeningens hjemmeside og i andre medier.

 

Omtale af forskningsprojektet

Omtale af dit forskningsprojekt

Ved enhver form for omtale af forskningsprojektet i en publikation, herunder artikler, posters, præsentationer og ved interviews, skal du anføre, at projektet er støttet af Hjerteforeningen (The Danish Heart Foundation). Ved publikation i form af artikler, posters og lignende skal du angive bevillingsnummeret, f.eks. 16-R107-A3987.

Hvis projektet planlægges omtalt i dagspressen, skal Hjerteforeningen orienteres i god tid forinden og omtalen skal ske i koordination med Hjerteforeningen. Skriv til forskning@hjerteforeningen.dk. Hjerteforeningen hjælper gerne med presseomtale af resultaterne af forskningen. Hvis du bliver kontaktet af dagspressen omkring et forskningsprojekt støttet af Hjerteforeningen, er du velkommen til at udtale dig. Hjerteforeningen skal dog blive orienteret herom umiddelbart efter.

Formidling af dit projekt

Hjerteforeningen forventer, at du i rimeligt omfang står til rådighed for Hjerteforeningens Marketing- og Kommunikationsafdeling og er villig til at holde foredrag i et af vores rådgivningscentre eller lokalforeninger.

 

Talentudviklingsprogram for stipendiemodtagere

Hjerteforeningen tilbyder og kræver ikke længere deltagelse i et talentudviklingsprogram for stipendiemodtagere. Stipendiemodtagere stiller sig fortsat i rimeligt omfang til rådighed for evt. kommunikations- og pressearbejde i forbindelse med Hjerteforeningens branding-, fundraising- og marketingsaktiviteter.